Nástroje pro lepší pracovní efektivitu

Práce s časem je dnes téma číslo jedna nejen u manažerů a vysoce postavených pracovníků. Psaní poznámek, GTD, měřiče času, připomínky či kalendáře – to vše jsou nástroje pro lepší organizaci práce a vyšší pracovní výkon, na které se podíváme podrobněji.

Dobrá organizace času, či chceme-li time management, patří mezi dovednosti, které by si měl osvojit každý. Velká část populace se navíc již nemůže spolehnout na přesně rozvržený den s jasným seznamem jednoduchých úkolů. Zatímco dříve byl time management záležitostí jen vrcholných řídicích pracovníků, dnes se s ním musí vypořádat každý.

Metod existuje samozřejmě celá řada a v následujícím článku jistě nebudeme moci projít všechny pečlivě. Spíše se zaměříme na několik skupin nástrojů, které mohou s řízením času pomoci. Často i drobný pokrok v této oblasti bude mít za následek velké zlepšení pracovního výkonu.

Umožňuje totiž jednoduché řízení činností, takže se snižuje prostor k prokrastinaci. Obecně mají tyto nástroje dvě oblasti funkcí – jednak usnadňují rozhodování v tom, co vlastně máme dělat, ale také jasně definují činnost, která je v plánu a člověk se jí jen těžko může vyhnout. Vždy se mimo samotnou metodu pokusíme nabídnout jeden či dva nástroje jako ochutnávku či ukázku toho, jak daná skupina nástrojů funguje.

Měřiče času

První užitečnou skupinou nástrojů jsou time trackery, tedy aplikace, které umožňují měřit čas, který člověk věnuje určité činnosti. V nastavení pak lze zadat, jaký úkol a v rámci jakého projektu člověk právě dělal. Pokročilejší z nich umožňují provádět hlubší analýzu, jakou je výkonnost v určitých hodinách během dne nebo v dnech v týdnu.

Lze je užívat různými způsoby. Prvním je samotné zjištění, kolik času věnuje člověk práci a kolik tvoří vatové činnosti, jako je brouzdání po internetu, e-mail či káva. Toto samotné zjištění může mít pro pracovní tempo blahodárný vliv, zvláště v kontextu toho, že jsou jednotlivé činnosti zaznamenávány. Hodí se také pro tvorbu různých výkazů práce či obecněji analýzy vlastní činnosti. Možná zjistíme, že se věnujeme z velké části činnostem, které by bylo možné snadno delegovat, anebo se vůbec netýkají naší hlavní pracovní náplně.

Druhou významnou oblastí může být úprava pracovního rytmu – pokud víme, že během pátečního odpoledne nic moc neuděláme, je ztrátou času sedět v práci a dané činnosti lze vyměnit za jiné nebo si nadpracovat oněch pár formálních úkonů během týdne. Podobně lze přestavět celý pracovní týden tak, aby maximálně odpovídal našemu konkrétnímu pracovnímu tempu.

Nástroj timeEdition je pěkným multiplatformním příkladem toho, jak takový měřič času může vypadat. Mimo skutečně naměřené hodnoty u počítače lze do tabulek navíc zadávat také offline aktivity, jako jsou porady či účasti na konferencích.

Správa úkolů

Další důležitou komponentou je práce se samotnými úkoly. Většina lidí je zvyká na více či méně časté používání nejrůznějších seznamů či ToDo listů, ale jejich možnosti jsou relativně velice omezené. V poslední době se navíc objevují pokročilé metody jako je GTD, které mají speciální metodiku na jejich organizaci i tvorbu.

Příkladem robustního nástroje tohoto typu je Remember The Milk, který nabízí jak webové prostředí, tak také mobilní aplikace pro nejrůznější platformy. Každý úkol se může ocitnout v konkrétním stavu plnění, lze k němu doplnit priority či je lze dělit podle toho, k jaké oblasti života se vážou. Zajímavostí jsou funkce na předávání úkolů dalším uživatelům nebo možnost zasílání upozornění. Vše je jednoduché, přehledné a velice praktické.

Psaní poznámek

Velice důležitou činností je psaní poznámek. Pokud to neděláme, často zapomínáme na úkoly, se kterými se máme vypořádat, co jsme dělali atp. Poznámky jsou v tomto ohledu jedinečným nástrojem, na který se často zapomíná. Je přitom třeba zdůraznit, že nemusí jít vůbec jen o textové záznamy nějakých domluvených termínů či něčeho podobného, ale dnešní nástroje si poradí běžně s obrázky, fotografiemi či vlastními náčrtky. Samozřejmostí je práce s hypertextem a další užitečné funkce.

Na tomto místě si dovolíme doporučit nástroje dva. Prvním je komplexně orientovaný EverNote, který slouží pro psaní poznámek, má online i offline verzi a podporuje mobilní zařízení. Dnes již nepracuje jen s organizací textu, ale také třeba s fotografiemi, do kterých lze snadno vkládat popisky, nebo kreslení od ruky.

Neméně podivuhodným nástrojem je Zim, což je soukromá Wiki. Existuje ve verzi portable, instalované pro Windows i Linux. Uživatel může vytvářet navzájem provázané stránky, psát si denní záznamy nebo tvořit tematické spisky. Vše rychle, jednoduše a s řadou rozšiřujících funkcí, jako jsou LaTeXové vzorce či grafy.

V neposlední řadě kalendář

Přes všechny výše uvedené nástroje rozhodně nelze zavrhnout ani klasický obyčejný kalendář. Umožňuje udržet si přehled o úkolech, plánovat analyzovat a dorážet na schůzky ve smluvený čas. Variant je opět celá řada, ale osobně používám Google Calendar. Ten nabízí hned několik výhod – předně je možné ho dobře používat pro Time boxing, disponuje jednoduchým ToDo listem a můžeme používat více kalendářů dle činností a sdílet je s patřičnými dalšími lidmi. V neposlední řadě je výhodou kvalitní provedení aplikace pro Android.

A co pro svůj time management používáte vy? Můžete se podělit se dalšími čtenáři v diskusi pod článkem.

26. 6. 2013

Autor: