Netradiční kancelář on-line: Zoho

Možná vám připadne zvláštní, že začínám tento článek tím, v jakém editoru ho píši. Důvod je ale prostý a prozaický. Píši v Zoho Writer, neboť právě balík Zoho (www.zoho.com), o kterém čas od času prosákne informace i v českém tisku a internetu, bude předmětem následujícího článku.

Po registraci (při které zadáte e-mail, heslo) je dobré vyplnit i další informace o vašem profilu, neboť jinak se tak jako já budete na počátku práce potýkat s chybnou diakritikou. Pak se již před vámi otvírá prostor pro plnohodnotné využití toho, co tato (v česku ne úplně nejznámější) on-line kancelář nabízí. Pokud by tento článek měl popsat všechny možnosti, pak by měl délku několika desítek stran a byl by velice obsáhlý. My se proto zaměříme na některé nejdůležitější funkce a části Zoho kanceláře. Ta nabízí textový a tabulkový editor, tvorbu prezentací a databází, editor internetových stránek či Wiki, pokročilý kalendář, správce projektů, chat či všeuměl Notebook a mnoho dalšího.

Vzhledem k tomu, jak je balík koncipován, není možné nezmínit otázku kladů a záporů on-line kancelářských balíků. Mezi pozitiva jistě patří absence nutnosti cokoli instalovat (výjma prohlížeče, který je však zřejmě samozřejmostí), přístup k datům kdekoli a kdykoli, kde je síť (odpadají problémy s kompatibilitou či jazykovým blokem (příklad služební cesty do Kataru, kde ovládat tamní kancelářské balíky nebude pro nás „latiníky“ žádná slast)), stále stejné známé prostředí (tím i větší efektivita práce), možnost snadného sdílení dat a spolupráce na projektech či nižší hardwarové nároky. Na druhou stranu nelze nezmínit i zápory, tedy otázka bezpečnosti (všechny data posíláte po síti a ukládáte na cizí server), dostupnosti (při výpadku sítě jste ztraceni) či implicitně chudší paleta funkcí.

Pojďme se tedy podívat na základní nástroje on-line kanceláře.

Zoho Writer

Pro kancelář jednou z nejdůležitějších komponent je bezesporu textový editor. Writer vsází na design podobný Wordu a dalším klasickým textovým procesorům. Zvládá práci s více soubory současně, podporuje šablony (jejichž nespočetné množství naleznete na webu), formátování textu na odstavce včetně řádkování, téměř dvacet druhů písma (fontů), práci s odrážkami či seznamy, zarovnávání textu či okraje stránky (užívá procent místo obvyklejších centimetrů).

Bez problémů pracuje také vkládání obrázků, horizontálních čar či odkazů. Netradiční funkcí je vkládání emotíků a speciálních znaků (daleko lépe než ve wordu), pro práci s více lidmi na jednom dokumentu oceníte jistě také možnosti komentářů. Na problémy nenarazíte ani při práci s tabulkou. Výborně funguje také práce s tlačítky vpřed a zpět, která je také realtimovou záležitostí. Výbornou funkcí je také možnost sledovat změny v dokumentu.

Protože primárním formátem tohoto editoru je HTML, je přítomna možnost vkládat celé pasáže přímo v tomto kódu, což s sebou může přinášet řadu výhod. Mezi zápory naopak paří absence českého slovníku pro opravu pravopisu, kterou již dnes považujeme za zcela běžnou funkci a největší konkurent Google dokumenty (http://docs.google.com/) ji zvládá bez větších problémů. Ideálně není řešeno ani počítání napsaných znaků a slov (to se zobrazí až při uložení). Počítání odstavců či vět jsem nenašel vůbec.

Pokud jde o možnosti importu, pak jsou podporovány formáty html, doc, sxw (Open Office), odt, rtf, jpg, gif, png či txt. Import můžete provést z vašeho počítače, ale také z url adresy.  Možnosti exportu jsou ještě bohatší: doc, pdf, sxw, odt, txt, rtf, html, dále možnost poslat poštou, umístit na Blog (s podporou Blogger, Live Journal, Word Press, Type Pad) – stačí zadat jen uživatelské jméno a heslo. Na svůj web můžete vložit také odkaz na dokument, sdílet ho s dalšími autorizovanými uživateli (zadáte jejich e-mail) či dokument poslat elektronickou poštou. Abyste o svoji práci nepřišli, je k dispozici také automatické ukládání. Právě zde se tedy projevuje silná stránka on-line kanceláře.

Vzhledem k tomu, že celý balík je beta verzí, vyskytují se zde dětské nemoci například v podobě zasekávání při užívání funkcí náhled a podobně. Tyto chyby se však rychle opravují a v době vašeho čtení článku tak již nemusí být aktuální.

Zoho Sheet

Také bez tabulkového procesoru bychom si kvalitní kancelářský balíček představili jen těžko. Zoho u svého Sheet sází na podobnost s MS Excel. U tabulkových procesorů je víc než jinde aktuální a důležitá kompatibilita. Pokud mohu posoudit, nemá Sheet s importem běžných tabulek i grafů z Excelu potíže. Pokud jde ovšem o složitější záležitosti - převážně matematického typu – například graf funkce tg(x) se nevykreslil téměř vůbec (editor vygeneroval pouze osy). Naopak práce s jednotlivými sešity v rámci jednoho dokumentu je poměrně svižná a příjemná.

Právě grafy považuji za velkou slabinu celého editoru, neboť nenabízejí tolik možností nastavení, aby graf vypadal přesně podle vašich představ. Pro jednodušší grafy, obzvláště obchodního typu, však dostačuje. Dalším nedostatkem může byt absence filtrů. Tvůrci však zřejmě předpokládají, že využijete databázového systému pro filtraci a řazení, jejichž kvalita bude o několik řádů vyšší, než jakou byste dosáhli ve standardním tabulkovém procesoru. Chybí mi také přehledný seznam funkcí s nápovědou, kterou se však snaží suplovat diskuzní fórum.

Pokud jde o technické informace, bez větších problémů jsou tabulky do velikosti 2,5 MB a jednoho tisíce řádků. Podporované formáty pro import jsou xls, ods, sxc a csv. Při exportu je opět paleta služeb širší – xls, ods, sxc, gnumeric, csv, xml, html a pdf. K dispozici je opět možnost omezeného či plného sdílení nebo poslání e-mailem.

Silnou stránkou tohoto editoru je i funkce Online Excel Viewer, která umožňuje podporované formáty pro import snadno a jednoduše zobrazit. Výsledek pak můžete klidně vložit na své internetové stránky či blog.

Zajímavé je také propojení s Excelem a Wordem pomocí speciálního plug-inu (http://writer.zoho.com/public/help/zohoplugin/fullpage), který umožní spojit výhody obou těchto kancelářských balíků a provázat Sheet s Excelem i Writer s Wordem.

Zoho Show

Možná vůbec nejzajímavější část balíku Zoho se týká prezentací. Podporuje import do 10 MB ve formátech ppt, pps, odp, sxi. Import je ale velice pochybný, neboť přenese pouze obrázky jednotlivých slidů, na úpravu textu budete muset zapomenout stejně jako na efekty. Tentokráte se setkáte z velmi svérázným tvůrčím prostředím, ve kterém se vyznat není úplně snadné. Přes nepříliš optimisticky laděný úvod se však nenechte odradit.

Při tvorbě nových snímků máte na výběr mezi tradičními možnostmi (dva sloupce textu, samostatný nadpis, souvislý text apod., ale také Meeting Slide, což je speciální aplikace pro propojení desktopem). Na výběr máte mezi devíti různými barevnými tématy. Zvláštní pozornost tvůrci věnovali tomu, co MS Office nazývají kreslením, tedy sbírku šipek, tvarů a popisků. Práce s nimi je rychlá, pohodlná a praktická. Slidy lze doplnit komentáři.

Svoji tvorbu můžete vyexportovat do speciální Flash animace, na kterou můžete odkazovat na svých stránkách, nebo ji přímo spustit. Jedná se o zajímavý a efektivní způsob, i když ne zrovna obvyklý. Prezentaci můžete také samozřejmě sdílet, nastavit jí časování a mnoho dalšího. Originální přístup jistě není na škodu, bohužel ale chybí export do Power Pointu, což považuji za značné mínus ve spojení s nedostatky u importu.

Zaho Notebook

Do značné míry vlajková loď celého balíku. Jedná se o jakousi nástěnku, na kterou můžete umísťovat jednotlivé komponenty vytvořené v Zoho – tabulky, texty, prezentace, dále poznámky, url prohlížeče, RSS čtečku, ale také záložky, audio, video... Vše rozmísťujete na plochu a pokud vám jedna nestačí, můžete si otevřít další. Jednotlivé nástěnky nesou označení book a primárním účelem je sdílení těchto souborů. Jedná se o výborný nástroj k projektové práci, který v off-line balících bude konkurenci hledat jen obtížně.

Bohužel ani zde není situace úplně dokonalá, neboť s narůstajícím počtem vložených Zoho souborů klesá rychlost a celé prostředí občas „zatuhne“. I přes tento dílčí nedostatek se jedná o nástroj výborné kvality a byla by škoda jej nevyzkoušet.

Další nezmíněné

To, co jsme představili v předchozím článku, není samozřejmě kompletní nabídka, kterou vám Zoho přichystal. Naleznete zde Zoho creator – silný databázový systém, který je alternativou k MS Access, tedy silný tabulkový a databázový produkt. Neměl jsem možnost ho podrobněji a zevrubněji testovat, ale podle ohlasů v jiných recenzích je jeho kvalita velice uspokojivá. Navíc je s ním spojena další databázová aplikace a to Zoho DB & Reports, takže databáze zde jsou ošetřeny více než dost.

Dále zde naleznete Zoho Wiki – aplikaci, která vám umožní rychle a efektivně informovat své přátele o novinkách a či tvořit tutorialy. Pokud je vám tento styl práce blízký, jistě stojí za pozornost (umí generovat i RSS a mnoho dalšího).

Zoho Planer – tedy on – line organizátor. Na připravených „listech“ můžete rozmísťovat poznámky, úkoly, fotografie, upomínky a mnohé další užitečnosti.

Ještě jsme nezmínili řešení pro business – Zoho Meating pro internetové konference, Zoho CRM (3 projekty máte k dispozici zdarma), Zoho Projects (1 zdrama) či Zoho Chat. Další služby (Mail a Business) se teprve připravují, jak je vidět, i manažeři mají k dostupnosti značné množství silných nástrojů.

Vyplatí se?

Staré české přísloví říká, že za zkoušku nic nedáš. To platí v případě tohoto projektu vrchovatě, neboť jeho používání (v základních módech) je zcela zdarma. Pokud často cestujete a hledáte kvalitního on-line pomocníka, nebo řídíte projekty menší či střední velikosti, je Zoho výborným řešením. Beta verze sice ještě není úplně dotažená do dokonalosti, ale rozhodně se jedná o jeden z nejsilnějších balíčků svého druhu (snad jen s konkurencí Google Dokumentů (http://docs.google.com/)).

Pokud navíc používáte MS Office, tak pomocí pluginu dostanete snad ideální řešení pro vaši práci. Otazníkem, který visí nad celým projektem, je bezpečnost, která je poněkud na vodě a pokud chcete tvořit a sdílet materiály a dokumenty v hodnotě statisíců či miliónů, jistě  je dobré přihlídnout i k této otázce.

Někomu může vadit absence češtiny či technické podpory. Ta je ale suplována kvalitní diskusním fórem a vaší pozornosti by neměl uniknout ani blog vývojářů s novinkami. Osobě se mi se Zoho pracovalo velice dobře jak ve Firefox 2.0.3, tak v IE 7, a všem ho můžu doporučit přinejmenším na vyzkoušení.

Jen ještě poznámka pod čarou – podle www.alexa.com má Zoho obdivuhodnou rychlost svých stránek, plných 95 % stránek na internetu je pomalejších, takže se o žádného šneka nejedná a počet uživatelů narůstá poměrně rychle (hlavně díky USA a Indii). Zdali v Zoho vložíte svou důvěru, je ale jen na vás.

30. 10. 2007

Autor: